执行概要

“销售商品的劳动力成本看起来很疯狂. 我知道我们这个月没有付那么多工钱. 你能给我看一下这个数字的明细吗?”

“我们现在的订阅量已经数不清了——slack、Office 365、Xero和Bill.com, Calendly, Zoho CRM, trello，而且我们每个月都在注册新的! 你能给我看看我们每月在这些东西上的总支出吗?”

“我只想看到一份符合我们预算的损益表. 把旅行. 在我们的预算中，它是按住宿费、飞机票、地面交通费等分列的. 当我看损益表时，我看到的只有一个数字——旅行，这表明我们超出了预算. 我想看看细节，这样我就知道原因了.”

“所有这些细节都很棒, 但我真正想要的是一份单页的销售报告, 毛利率, 也许还有10类管理费用(会计部门), 销售部门, 等.)都在一个漂亮利落的总结.”

对于参加过几次金融会议的人来说，这些都是熟悉的感受. 讨论继续进行，不可避免地有人说:“如果我们能看到……就太好了。”首席财务官脸上露出恼怒的表情，把请求写在记事本上. “我会看看我能做些什么，”他们干巴巴地说.

事实是，他们可能甚至不确定从哪里开始.

财务报告达不到管理层的期望是很常见的. 我认为有两个原因:

1. 会计团队倾向于专注于以“正确的方式”做事，而不是问问题 财务报表的阅读者 他们想看的东西. 这就相当于给别人盖房子却不问他们想怎么盖.
2. 没有足够的思想去发展会计科目表，这是 财务报告基础. 这相当于把房子盖在泥土上而不是混凝土上.

正确执行的重新启动会计表将解决这两个问题. 值得庆幸的是，即使是全面重启也不需要天文数字的时间和精力. 事实上，我是这么建议的 这是唯一最好和最有效的方式来提高 财务报告 在你的组织里更上一层楼.

什么是会计科目表?为什么它很重要?

最近，我在帮助一家科技公司的老板改善他的财务报告. “打开你的账簿，”我对他说.

“我想我从来没有看过这些，”我们看他的账目时，他告诉我. 当我向他展示他的销售发票行是如何被配置成流向他的会计科目表中的一个销售帐户时，我可以看到灯泡在闪烁. 如此简单的会计结构, 他的财务状况无法提供他的五个不同收入来源的细节.

会计科目表就像仓库中架子和储物箱的框架. 想象一下，一家电脑硬件公司接收源源不断的台式电脑, 笔记本电脑, 和打印机. 如果他们的仓库组织有序，一批到达的戴尔笔记本电脑将被送到 具体的本 在 戴尔节 的 笔记本电脑领域 仓库的. 这种方式, 当客户订购一台戴尔笔记本电脑时, 仓库工人可以快速方便地取回.

如果仓库没有箱子或货架，只有三个巨大的房间——每个房间放一个桌面, 笔记本电脑和打印机——追踪或检索任何东西都将是一场噩梦.

账户是保存会计交易的特定“箱子”. 会计明细表就是所有箱子和架子的组织清单. 为了说明, 当电脑公司记录上面例子中戴尔笔记本电脑的销售时, 会计将转到会计科目表的收入部分，把销售金额记在“销售-手提电脑”科目中, 如果公司的会计表更详细的话，也许是销售部-笔记本电脑部-戴尔笔记本电脑部.

月末财务报表(资产负债表和损益表)简单地总结和分组了月末各个账户的余额. 相应的, 财务报表不可能比基础的账户结构图更详细或更翔实.

我的技术客户为所有销售人员准备了一个大“房间”，没有箱子和架子. 他的月末损益表不可能比这更详细. 乍一看，他根本不知道是哪些收入来源促成了这个庞大的月度数字.

我很难批评，因为90%的企业主可能从来没有看过他们的会计表. 即使是许多财务总监和首席财务官，在实施会计报表最佳实践和构建一个简单明了地产生财务信息方面也很薄弱 管理层希望看到.

会计软件公司对此负有部分责任. 他们知道(尤其是初级供应商)大多数人都很难建立一个高质量的账户图表. 为了解决这个问题，他们 自动化 设置部分和建立一个预制图表的帐户进入软件.

不幸的是, 使用预制的账目表就像试图在一个通用的混凝土基础上建造一座梦想中的房子. 这所房子最终会与梦想大不相同，也不太实用.

最好的会计结构图表

在重新启动帐户图表时需要考虑三个方面:

1. “箱子”或帐户的数量.
2. 每个箱子里放什么东西的定义.
3. 垃圾箱的组织方式.

遵循以下七个步骤来解决这些问题, 充实你的账目表, 并提供公司所需的财务可见度.

1. 五个GAAP和税收.

大多数小企业最初都是为了适应他们的税务会计师而建立会计制度的. 随着公司的发展, 银行需要基于公认会计准则的财务报表, 投资者, 还有债券公司之类的机构. 通常，基于公认会计准则的财务报表是这一进程的终点.

但还有另一个层面. 这个水平是 管理会计在这里，你可以用这些信息创建财务报告 你想看. 税务和审计注册会计师会根据他们的目的调整你的报告, 所以去吧，彻底休息一下. 新的目标是提供指标的财务报告 你 你需要全年经营你的业务.

一些会计师建议坚持以公认会计准则为导向的会计图表，并通过定制报告生成以管理为导向的财务报表. 这些自定义报告将来自会计表各个部分的数字拼凑在一起，以获得管理层正在寻找的财务报表布局.

只要您具有自定义报告功能，这种方法就可以工作. 如果没有这个, 税务和审计注册会计师有自定义的报告软件，可以很容易地将你的管理导向的账户图表转换成他们的格式. 只要确保通过将他们需要的任何特殊帐户合并到您的重建图表帐户中，使他们更容易.

2. 定义毛利率.

毛利率是销售额减去直接成本后的利润. 什么是“直接成本”? 这是一个大问题. 每个人都同意直接人工和直接材料总是直接成本. 除此之外，定义是自由裁量的.

例如, 在公认会计准则, 像设备折旧这样的固定成本是制造商的直接成本. 然而, 在以管理为中心的环境中, 固定成本通常不计入毛利, 以免它被销售的波动所扭曲.

例如, 如果折旧是每月50美元，销售额是每月500美元, 折旧率是销售额的10%. 如果一个月的销售额达到1000美元，那么折旧仍然是50美元，现在只占销售额的5%. 在这种情况下，是销售——而不是生产效率或更好的估计——改变了毛利率. 这可能会产生误导，尤其是如果生产主管的薪酬是基于利润率指标的.

我有个建议:直接成本在你 管理财务报表 应该和你在报价或定价计算中考虑的成本一样吗. 如果你在竞标工作或定价时只考虑直接劳动力和直接材料, 那么这些应该是你每月财务报表上显示的唯一直接成本. 这样你就能一眼看出你是否达到了你的报价毛利率目标.

另外, 如果你在报价中包括折旧和供应等间接项目, 然后你应该把它们包括在你的财务报告的毛利率计算中. 要做到这一点，请仔细查看下面的第3点.

并不是每个公司都利用毛利率. 在某些行业，如广告, 农业, 或咨询, 大部分成本都在经营费用的大类下一起运行. 在那种环境下, 可能没有必要将直接/间接成本与运营成本分开, 财务上也不会有毛利率.

3. 仔细考虑间接成本.

间接成本是指与销售直接相关但不能直接追溯到特定产品或工作的间接费用. 例子包括工厂主管的工资，杂项用品(如.g.(胶带、胶水、螺丝)、机械修理、商铺建筑保险等. 税务准备费用等费用, 市场营销, 而法律费用则不被视为间接成本, 而是运营或一般/管理费用.

大多数公司选择一个度量标准，如劳动时间，并估计每个劳动时间在一个月或一年的过程中“消耗”这些间接成本的比率. 例如, 假设一个简单的制造商上个月有1美元,000美元的制造用品和1美元,000英镑的修理费, 总共2美元,间接费用. 生产工人当月工作200小时. 基于此, 该公司决定以每小时10美元(合2美元)的费率将间接成本分配给未来的项目,000总成本/200车间工时).

因为每小时的人工成本都会被录入系统, 估计每小时10美元的间接费用也自动记入帐内. 如果工人工作300小时, $3,000美元(每小时300 x 10美元)的间接费用将记入项目模块和财务报表.

这个概念是有道理的，但当这个条目触及财务时，它就变得混乱了. 与真正的工资费用不同，3,000美元是一个项目成本分录，不以现金支付. 相应的, 抵消将不会是现金, 而是- 3美元,000分录到间接费用申请账户.

在一个精心设计的账目表中, 这个抵消帐户通常与接收实际供应和维修费用的帐户组合在一起. 这样，如果实际供应和维修总共是2美元,每月700英镑, 你一眼就能看出，间接成本被过度应用于项目(3美元),000年应用, 与2美元相比,700年实际).

这一点并不是对项目成本的论述, 但是要让人们意识到，会计科目表必须考虑到组织对间接成本的处理方法. 它可能是财务报告中最令人困惑的项目之一, 特别是如果方法没有很好地组织和简单.

间接成本计算适用于项目导向型公司, 尤其是制造商和建筑承包商. 不以项目为导向的公司, 比如零售商和餐馆, 通常不会将间接成本计算纳入其会计结构.

4. 组织运营费用，以反映业主的偏好和匹配预算水平的细节.

切片数据的方法有很多种. 例如, 膳食费用可能是一个独立的帐户，也可能分散在与膳食相关的类别中, 比如市场营销, 会议, 或旅行.

没有唯一正确的方法, 但会计科目表必须反映财务报表的最终用户希望看到的内容. 重要的是要从管理团队那里了解到他们想如何处理诸如用餐或技术订阅之类的费用. 他们是否希望将它们嵌入到与(e)相关的类别中.g.(市场营销或财务)或者他们想看到他们独立?

顺便说一句, 适用于受美国税收法规约束的公司, 用餐就是一个例子，你想要一个简单的方法，在年底给你的税务会计师一个独立的总金额. 如果你选择把食物分成不同的类别, 你仍然需要将它们保存在每个类别的独立帐户中.

最后, 会计科目表, 预算, 管理层的偏好必须在一个有效的会计体系中保持一致.

5. 使用帐号，如果你还没有.

账号就像仓库里的箱号. 五位数的基本帐号可以很好地工作(非常简单的设置是四位数). 帐户编号图表的最佳实践是对资产帐户使用10000, 2000美元的负债, 29000的权益, 销售30000台, 直接/间接成本4万-5万, 6万-7万用于运营/管理费用, 利息、税金等非经营性账户8万~ 9万.

仔细地分散你的账户号码，留下增长的空间. 例如, 如果主业务支票账户是10000, 工资支票账户可能是10100. 在那之后，你可能会跳到11000的应收账款(通常是下一个资产类别). 剩下10200 10300等等. 用于将来的现金和支票账户, 并将整个11000组留给其他应收账款(e.g.(如员工或公司间应收款).

用于收入和支出账户, 建议亲子安排，以方便同时报告摘要和详细情况. 例如，假设一家科技公司有三个收入来源. Sales的父级帐户将是30000 Sales. 任何交易都不会转到那个账户. 下面可能是子帐户:31000销售-网页设计, 32000销售服务器管理, 和33000销售硬件.

避免超过2或3级的子帐户. 例如, 33000 Sales-Hardware可以进一步细分为33100 Sales-Hardware- computers和33200 Sales-Hardware- printer. 硬件打印机可以进一步细分为33210硬件打印机-惠普和33220硬件打印机-佳能. 在这一点上，进一步的细节可能弊大于利，并导致不准确的会计. 一般来说，少一些细节并保持准确比过多的细节往往不准确要好.

为了组织的优雅，保持数字和描述的一致. 使直接成本账户与相应的销售账户保持一致. 例如, 跟踪购买转售的硬件的成本, 您可以使用账号43000 COS-Hardware, 它将与33000 Sales-Hardware数字对齐(子帐户也将对齐). 在设计财务报告或制作日记账分录时，一致性会派上用场, 对非会计人员来说也很有意义.

在一个相关的笔记中, 一些专家(尤其是软件实施者和IT专业人士)建议在会计报表中只使用几个账户，而不是使用会计软件中各个模块中的详细报告.

例如，您可以将所有客户发票放在一个Sales帐户中. 你的财务报表上不会有任何细节. 您可以通过转到Sales模块并运行发票报告(如按销售类别销售或按客户销售)来获取详细信息. 在某种程度上，无论如何这都是可行的. Payroll模块是另一个通常具有广泛内置报告功能的模块，其功能超出了会计表所能提供的任何功能. 项目模块是另一个. 那么，为什么不跳过会计科目表中的所有细节，直接走那条路呢?

虽然理论上听起来很棒, 在实践中，财务报表是由管理层每月忠实地生成和审查的. 来自各个模块的详细报告通常需要一些努力，以确保它与财务联系起来, 正因为如此(还有其他原因), 它不是一直都能完成的. 在会计科目表中建立一定程度的细节是一种实用的方法，可以确保关键信息始终呈现在管理团队面前.

6. 考虑为关键的月末分账.

好的月末财务报告是准确的，有大量的非现金日记账分录. 例如, 如果10月18日至31日的工资在11月7日支付, 必须在日记账分录中将11月7日的现金支出转到10月31日, 使10月份的财务数据准确无误.

如果日记账分录的金额与一般工资费用帐户混用, 很难看出工资支出中有多少与现金支付有关，有多少是应计的. 对于调整在制品(WIP)值的复杂日记账分录也是如此, 或者在处理多个月项目的公司中，超过/低于账单条目.

把这些分录放到不同的账户里会很有帮助. 例如, 您可能有一个父帐户45000直接劳动和三个子帐户:45100生产劳动, 45200应计劳动变动, 和45300在制品劳动力的变化. 这种粒度可以很容易地向执行团队解释合计的劳动总量, 谁倾向于只考虑那个月的现金工资.

7. 最大限度地发挥会计软件的功能.

功能强大的会计图表的优点之一是，它甚至可以延长入门级会计软件的使用寿命. 通常对财务报告的失望可以通过以下方式解决 重新设计会计科目表，而不是经历非常痛苦的过程 迁移到新软件.

然后，关键的一步是构建会计图表，以最大限度地发挥软件的能力. 像Microsoft Dynamics NAV这样的平台只使用基本帐号加上标签(“维度”)来将每笔费用编码到特定的位置或部门. 像Vista这样的平台利用了账户分段. 帐户40000.01.02可能是波士顿地点(01)混凝土部门(02)的直接材料(40000). QuickBooks和Xero采用了另一种方式. 愿意修改您的帐户结构，以配合该软件，而不是其他方式.

既然财务报告和会计科目表有着千丝万缕的联系, 在修改或设置会计科目表时，考虑软件的财务报告能力也很重要. 例如, 如果软件不允许你重新安排财务报表上的帐户的顺序, 你如何安排你的账目表就变得非常关键了.

会计报表功能可能是会计软件最重要的属性 财务报告. 具有健壮的COA功能的入门级软件可以工作多年. 反之亦然.

我最近咨询了一家价值1000万美元的定制制造/零售公司，该公司正处于拆分会计记录的边缘, (不是公司本身)分成两个独立的“公司”，以便能够获得他们迫切希望的报告清晰度. 通过对他们的账目表进行战略性调整，更好地利用他们软件的报告功能, 我们能够获得他们所需的财务可见度，而无需让他们踏上可能会造成高成本灾难的道路.

一个好的会计报表是基础

有效的会计结构图直接或间接地驱动着几乎所有的财务报告. 然而，许多组织忽视了这一基本概念，并且没有达到预期.

不像一些基础问题，会计图表 可以相对较快地进行优化吗. 一个执行良好的改造通常可以在一个月内实施，并立即对财务报告产生显著影响.

因为大多数公司(和首席财务官)可能每十年才建立一次会计报表, 这是一个理想的外包项目. 接触Toptal 如果你需要帮助，采取这个简单但非常有效的步骤，将你的组织提升到一个新的水平.